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PLAN DE ACOGIDA EN LA GESTIÓN DE PERSONAS

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EL DISEÑO DEL PLAN DE ACOGIDA.

A través de este post y otro que le continuará, esa intención tengo, quiero trasladar en mi humilde opinión y conocimiento dos herramientas que tienen un alto de grado de importancia en la gestión y relación de personas dentro de la empresa. Estas dos herramientas son el Plan de Acogida y su otro extremo el Plan de Desacogida.

Este primer post versará sobre el Plan de Acogida,  herramienta de gran valor para la entidad y para la persona que se incorpora ya sea una organización, grande, mediana o pequeña.

Ha llegado el momento esperado, después del esfuerzo inicial, criba curricular, consultora de empleo o selección propia hemos encontrado una persona que encaja con lo que estamos buscando y  “estamos convencidos” que a esa persona le encaja lo que le hemos ofrecido, y que desde la honestidad ambas partes se comprometen a embarcarse en una relación laboral corta, media o larga en función del proyecto de trabajo ofrecido.

Que la relación laboral sea de corta duración desde mi punto de vista no implica que no haya que abordar un plan de acogida, pensemos que esa pequeña experiencia puede convertirse en algo más a largo plazo y ya tendremos hecho esa acogida.

arrowsOBJETIVO:

El momento destinado al plan de acogida  forma parte de la actitud que debemos mostrar ante la incorporación de una persona en nuestra entidad, el tiempo que se dedique a esta tarea por las personas implicadas en el mismo no debe verse como una pérdida de tiempo, sino que debe ser entendido como una inversión en la comunicación interna, generación de marca empresarial y adaptación de la persona nueva a su puesto de trabajo. La duración puede ser desde unas horas, una mañana, unos días o meses con tutorización, ello dependerá de nuestro diseño, recursos, estructura, tamaño, etc. En cualquier caso aplicar como siempre sencillez y sentido común

Cuando alguien viene a nuestra casa como invitado intentamos que se sienta cómodo, que se sienta uno más en el grupo y que se integre en el evento social al que ha sido convocada esa persona. Esto en mi modesta opinión forma parte del buen hacer en las relaciones sociales que como personas llevamos desarrollando desde que dormíamos en las cavernas y nos empezaos a relacionar.

¿Qué impide que hagamos lo mismo en una relación laboral? Mi respuesta, personal, sería nada, con lo cual cada uno en su medida puede llevar a cabo su propia acogida.

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BENEFICIOS BIDIRECCIONALES del PLAN DE ACOGIDA

BFOS PLAN ACOGIDA

tool Por donde empiezo….

La información la recogeremos en un MANUAL DE ACOGIDA, donde integraremos de forma sencilla los diferentes apartados que en cada organización deba formar parte de ese manual de acogida. El Manual debe estar personalizado para la persona que se incorpora es más personal.

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Ideas de inicio del Manual de Acogida.

Bienvenido/a

                Hola….

Estamos encantados de que comiences a formar parte de……

La estructura y amplitud del mismo la definirá la organización a través de las personas Responsables de estos temas y Dirección de la

peopleINFORMACIÓN CORPORATIVA

  • Qué somos (definición de empresa, productos, logos….)
  • Misión y Valores, u otras definiciones.
  • Que hacemos
  • Organigrama
  • Personas (nominativos, si se puede, o por lo menos los cercanos en área o departamento, si existe intranet con fotos aprovecharla).
  • Protección de datos personales
  • Horarios
  • Convenio o normas internas de funcionamiento (Contrato, calendario laboral…)
  • Licencias y Permisos
  • Normas de calidad
  • Canales de Comunicación interna y Participación
  • Responsabilidad Social empresarial (Código Ético, conductas, patrocinios, colaboraciones….)

arrowsINFORMACIÓN SOCIAL.

  • Normas o reglamentos interno
  • Normas sociales (cantinas, comedores, celebraciones internas, sociales, etc)
  • Normas o reglamentos internos en temas informáticos, redes sociales y temas similares.
  • Responsabilidad Social Empresarial (beneficios sociales, familia, ascendientes, descendientes, pareja, estudios, voluntariado social….)
  • Canales de Participación y Comunicación interna.

peopleINFORMACIÓN EN PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES

  • ¿Quién es quién en PRL en la empresa? (Saber a quién dirigirnos)
  • Información sobre riesgos generales y específicos
  • Normas preventivas
  • Política de PRL
  • Protocolo en caso de accidente
  • Protocolo en caso de evacuación y emergencia.
  • Canales de Consulta, Información y Participación.

Vamos acabando….

LO QUE NO SE MIDE NO SE MEJORA, NO SE CONTROLA, NO SE PUEDE MEJORAR…., en esta frase caben un montón de terminaciones y mentes sabias habrá que sepan aplicar a la misma el mejor final, lo que yo quiero trasladar con ella es que al finalizar el Plan de Acogida debemos contar con una medición de cómo ha sido desarrollado y opinión personal de la persona incorporada todo ello para MEJORAR nuestro proceso de acogida.

En mi experiencia personal siempre las valoraciones que me he encontrado han sido positivas y cuando vas viendo sus efectos todavía estás más contento de poner en marcha este tipo de proceso,  y sobre todo, sobre todo, ponle mucha mucha EMOCIÓN, es una relación entre personas y la otra persona debe sentir interés no que el proceso es algo mecánico y sin sentimiento.

paperCREATIVIDAD, pon en marcha tu creatividad para estos temas, añade lo que se te ocurra como el Diccionario de empresa (construye tus definiciones de empresa en colaboración con las personas sobre términos de uso habitual, ejemplo Comité de Empresa, Mando intermedio, proceso interno, facturación……) horarios de transporte, grupos deportivos, etc.

Me gustaría conocer tu opinión y como llevas a cabo la acogida en tu entidad y si tienes dudas o quieres ponerlo en marcha desde www.consulting-alaves.com estaremos encantados de ayudarte en este tema y muchos más en gestión de personas y área sociolaboral.

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Conociendo el Derecho Colaborativo, otro camino para resolver el Conflicto

escalera y raices

Durante el 19 y 20 de septiembre tuvo lugar en Vitoria-Gasteiz el Curso en Derecho Colaborativo IACP de mano de la Asociación de Derecho Colaborativo de Euskadi. Los ponentes fueron Neil Denny y Christian Lamm.

Destacar mi agradecimiento por el aprendizaje recibido a María José Anitua y a todo su equipo de la Asociación de Derecho Colaborativo de Euskadi y a @Recomunicación por facilitar mi participación en la formación.

Fue para mí un primer acercamiento al Derecho Colaborativo y descubrir una forma de resolución de situaciones de conflicto donde intervienen personas. En este primer acercamiento disfrute en la formación por el ambiente que reinaba de ilusión entre las personas participantes y ver como fluía la generación y el compartir de ideas entre personas de distintas formaciones como juristas, abogados, rrhh, ingenieros, economistas, personas de intervención social, etc. Esta heterogeneidad en las personas que se acercan al Derecho Colaborativo para su conocimiento y formación me llamó mucho la atención.

El post lo escribo desde mi punto de vista de aprendiz en algo que voy descubriendo y que me ilusiona por lo que conlleva de entender a las personas que forman parte del conflicto, por la transparencia en el mismo, por el intentar conseguir un buen acuerdo para las partes. Por ello en ese aprendizaje hay muchos aspectos técnicos que ahora no domino todavía y por ello mi intención es difundir una práctica que es real y que a parte de no judicializar el conflicto genera tras su resolución unas  relaciones mejores  y un acuerdo de satisfacción para las partes que participan en el proceso.

Antecedentes del Derecho Colaborativo

Su creador es Stu Web abogado estadounidense que tras su experiencia en resolución de conflictos en el ámbito de familia  y ver el sufrimiento que ello acarreaba en las personas decidió idear un método distinto donde la negociación del acuerdo se basará en intereses y el acuerdo final estaría basado en opciones creativas para las partes.

Todo ello llevó con el tiempo a que otras personas, colegas de profesión, se interesaran por esta nueva vía y fruto de ello se constituyó en 1999 la Asociación Americana de los Profesionales Colaborativos.

Es en derecho de familia donde surgió y donde mayor trabajo se ha avanzado en procesos colaborativos, desde 1999 en Estados Unidos se ha trasladado posteriormente al Reino Unido y Francia donde se trabaja en estos procesos en conflictos de familia y mercantiles entre otras áreas de trabajo.

Las personas que a través de su formación quieran desarrollarse en Derecho Colaborativo deben recibir una formación específica:

  • Formación en Negociación Harvard de 20 horas.
  • Formación en Derecho Colaborativo siguiendo los estándares de la IACP de 16h.
  • Grupos de Práctica. Agrupaciones de profesionales por intereses  (mercantil, laboral, familia, etc) donde a través de casos prácticos, role play y conversaciones se lleva a cabo entrenamiento y formación en Derecho Colaborativo.

Principios del Derecho Colaborativo

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Fuente El Derecho Colaborativo Proceso Resolución de Conflictos.Asociación francesa de profesionales de Derecho Colaborativo.

 

De los principios todos conllevan una participación activa de las personas en el proceso por ello del trabajo en equipo donde en vistas del proceso a trabajar no sólo es posible contar con personas del derecho y clientes  si no que en el proceso de trabajo tienen cabida otros profesionales como terceros y cuyos roles pueden ser de personas expertas, coachs, terapeutas y otras figuras que requiera el conflicto según las necesidades de los clientes  y en vistas de llegar a un acuerdo que satisfaga a las partes.

Otro aspecto importante es el compromiso en la confidencialidad. Este apartado se fundamenta en acuerdo firmado por las partes y sus abogados donde se comprometen a utilizar los datos y documentos sólo en el marco del proceso colaborativo iniciado y fuera de este marco de juego no se podrá utilizar ningún documento o dato conocido durante el proceso.

Y sobre todo lo primero que conocí  de este proceso y que me llamó la atención es que los abogados se comprometen a no asistir a las partes en juicio si no se llega a un acuerdo en el proceso colaborativo, esto le da una importancia relevante al inicio y desarrollo del proyecto en aras de trabajar para que el cliente obtenga el mejor acuerdo y la persona que le asiste finalice el proceso con éxito.

Herramientas y Etapas  del Proceso Colaborativo

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Fuente El Derecho Colaborativo Proceso de resolución de conflictos. Asociación Francesa de profesionales de Derecho Colaborativo.

Si nos fijamos en las herramientas que vamos a utilizar en el proceso nos damos cuenta que las mismas forman parte de la importancia de la comunicación y la escucha, aspectos que están presentes en negociación harvard. Elementos que hacen tener en cuenta a la otra parte prestando atención a lo que nos comunica, a las alternativas,  a sus intereses explícitos, sus intereses ocultos,a las  opciones que se nos plantean y otros aspectos que se dan en la negociación.

La reformulación supone el resumir lo que la otra parte ha dicho y trasladar de forma propia lo que hemos entendido con el fin de saber que se ha entendido a la otra parte y expresar de forma asertiva nuestros comentarios a lo expresado. Si una persona se siente escuchada y ve reformulada sus peticiones es mayor su involucración en el proceso pues se ve inmersa en él junto a la otra parte y se siente partícipe del mismo.

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Mi humilde experiencia.

Respecto de mi acercamiento al Derecho Colaborativo me encuentro en fase de alumno-aprendiz tomando parte en formaciones y participando en el grupo de práctica de laboral de la Asociación de Derecho Colaborativo de Euskadi, donde junto  a expertos/as profesionales voy aportando mis conocimientos, aprendiendo con los demás y compartiendo entre todos.

En mi primer conocimiento la sensación fue parecida a cuando acudes al oculista, lo conocerás si portas gafas. El especialista va colocando lentes en unas gafas propias y te va indicando con cuál ves mejor, hasta que llega a tu graduación y donde veías  borroso ahora todo se traslada en claridad y nitidez sientiendo una sensación maravillosa de alivio.

Si vamos avanzando por la diferentes formas de resolver el conflicto, negociación, mediación, arbitraje, conciliación,juicio, derecho colaborativo vamos viendo, en mi opinión, como las otras formas son algo más borrosas o menos claras o menos satisfactorias para el acuerdo a futuro y las partes, sin embargo llegados al Derecho Colaborativo y explorando su campo de acción ves como más claro el  como llegar a un acuerdo que beneficie a las partes en su futuro, en sus relaciones, en su interés y en su felicidad.

Como para mi esto acaba de empezar seguiré a  través de esta ventanita que es mi blog dando traslado de mi experiencia compartida y de lo que me aporta esta nueva forma de resolver los conflictos.

No dudes en dejar tu experiencia, comentarios y sugerencias. El compartir abre nuevo horizontes.

Image: ‘Steps to Success’ http://www.flickr.com/photos/69065182@N00/9629763644Found on flickrcc.net

Image: ‘Negociación – Lámina del taller’ http://www.flickr.com/photos/8415439@N08/10658877273Found on flickrcc.net


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Colaborar y Compartir….te llevan más lejos

Todavía recogiendo las maletas tras las vacaciones va cayendo la arena que he dejado atrás, me encanta el abrir el libro del verano y  ver que todavía le va quedando entre las páginas algún resto de arena que evocan los recuerdos del descanso, el mar y lo que he visitado.

Colaborar y compartir.. te llevan más lejos.

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Calas de Begur en Gerona, Cala Sa Tuna

Durante las vacaciones partíamos con un plan de lo que deseamos hacer, ver y conocer y ese plan lo hemos realizado. Si bien en este post me gustaría hablar de la importancia de Compartir y Colaborar entre las personas ya lo situemos en el plano privado de lo personal o bien en un entorno más público como los espacios del trabajo.

La foto que he incluido se la debo agradecer a una familia que nos encontramos en el camping de Ainsa, la cual sabiendo donde iba a ser nuestra segunda estancia nos recomendó visitar estas calas en Begur, si pasáis por allí no dejéis de visitarlas.

Sin esa colaboración yo no habría llegado más que hasta donde tenía pensado y no conocería un sitio que me encanto y donde parece que la vida se ha detenido en otro tiempo.

Colaborar y compartir requiere esfuerzo e intención, sin más objetivo que el agrandar nuestro conocimiento poniéndolo en contacto con los demás, en este caso de las vacaciones este conocimiento fue fluyendo entre las dos partes y nosotros les trasladamos otros sitios en el Pirineo  Oscense donde visitar sitios que para ellos tampoco estaban previstos.

Requiere no esperar nada a cambio, es cierto que algunas veces fluirá conocimiento y habilidades de una parte a otra pero otras muchas el colaborar y compartir servirá de ayuda a la otra parte y dependiendo de como esa parte entienda el compartir y colaborar nos dará feedback o bien no obtendremos nada, eso no nos puede detener en la tarea de compartir.

En el plano de trabajo y relaciones profesionales es genial el compartir, una vez una persona que sabe mucho de gestión de personas y fue mi responsable me dijo una gran frase

“No te guardes lo que sabes compártelo con los demás”

Actualmente el conocimiento no es fuente de poder, el saber qué hacer con ese conocimiento sí puede ser un diferencial , pero hoy donde las redes nos conectan ,ese conocimiento no deja de ser más que una fuente compartida y así creo que debe ser, dejo este apunte del blog de José Miguel Bolivar sobre Aprendizaje 2.0 en twitter @jmbolivar.

Trasladar estos conceptos en gestión de personas es importante y corresponde a todos los que intervengan en la misma, Direcciones, Técnicos de RRHH, Responsables intermedios, miembros de equipos,….. Es importante además hacer partícipes a las personas de que su conocimiento es valioso para todas las demás personas de la organización y con ello, yo al menos lo pienso así, todos nos hacemos más grandes.

Recientemente he estado realizando una formación en los 7 hábitos de Covey, en su hábito sexto habla de la Sinergia, de como te haces más efectivo compartiendo las diferencias y cooperando de forma creativa.

Para finalizar me permito el animarte a que leas este post del blog de Victor Candel donde habla de como la selección de personal debe evolucionar hacia una conversación, que para mi no deja de ser una de las maneras de compartir.

Agradecer a la persona que compartió conmigo como llegar a esas Calas que tan buen sabor me han dejado en el viaje vacacional.

Recuerda, COMPARTE, COLABORA  y por supuesto nunca olvides terminar con un GRACIAS