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Canal de denuncias, Confianza y Transparencia

imagen diseñada con Canva

Esta semana, he estado impartiendo formación sobre el Canal de Denuncias en diferentes empresas, como labor que desarrollamos en el despacho para nuestros clientes.

La Ley 2/2023, reguladora de los Canales de denuncia, pivota sobre la protección a la persona y que se fomente la comunicación en las empresas

En las formaciones se explica la ley, su finalidad, aplicación material y herramientas de protección contra represalias que la misma contiene, asimismo se explica el software elegido que cumple con la norma legalmente establecida.

¿Qué ocurre con la confianza y transparencia ?

Para mi, y por ello la imagen del post, la confianza y la transparencia son los dos pilares que van a sostener una herramienta tan útil como es el Canal de Denuncias, y ese puente se tiende con la Buena Fe, si observamos este aspecto se regula en su preámbulo, donde se señala su importancia.

La buena fe, la conciencia honesta de que se han producido o pueden producirse hechos graves perjudiciales constituye un requisito indispensable para la protección del informante. Esa buena fe es la expresión de su comportamiento cívico y se contrapone a otras actuaciones que, por el contrario, resulta indispensable excluir de la protección, tales como la remisión de informaciones falsas o tergiversadas, así como aquellas que se han obtenido de manera ilícita

Ley 2/2023 Preámbulo

Esta buena fe, acompaña de forma bidereccional a la relación laboral, y bien es sabido como dicta el Estatuto de los Trabajadores que su trasngresión rompe ese puente y deviene en fin de la relación laboral.

Otro elemento importante que recoge la Ley, es que en las empresas debe existir la figura de la persona Responsable del Sistema interno de información, y dicta la norma que esta figura deberá de desarrollar sus funciones de forma independiente y autònoma respecto del resto de organos de la entidad y no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y deberá disponer de todos los medios personas y materiales necesarios para llevarlas a cabo, como vemos elementos diferenciadores, que van dando pistas de como se construye la CONFIANZA Y LA TRANSPARENCIA.

CONSTRUIR CONFIANZA Y TRANSPARENCIA.

Fijados los elementos donde se va a construir nuestro puente, debemos empezar a construir su camino para que sea fuerte, estable y se mantenga unido.

Se construye Confianza y Transparencia, haciendo las mismas visibles, con elementos a modo de ejemplo como estos.

  • Dotar al Canal de un Código de Conducta, publicado
  • Desarrolllar un Reglamento del Canal de Denuncias, publicado
  • Elegir un software fiable y de garantía
  • Formar a las personas en el funcionamiento del Canal de de denuncias
  • Animar a las personas a usar la herramienta como mejor y desde la buena fe.

Básicamente debemos atrevernos y dar por presupuesta esa Confianza y Transparencia, fomentando la misma y siempre desde la mejora, nunca vamos a tener el 100% de las dos, pero si se trabaja en las mismas, se creará el clima laboral suficiente para cada día ir construyendo relacciones fuertes y durareras, aspecto fundamental en la gestión de personas y que entronca con conceptos como el compromiso, la retención del talento el Salario emocional, aspectos que siempre son valorados por las personas para quedarnos donde estamos y crecer.

Finalmente y como conclusión, que está transparencia, inunda las normas que tenemos y las que vienen, solamente nos tenemos que fijar en la Directiva Europea sobre transparencia retributiva, aplicable para 2026 y que cambiará todo lo que tenemos hasta ahora en materia de transparencia retributiva


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LA FORMACIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS

Foto de Nik en Unsplash

Una vez tenemos nuestro Sistema interno de información, o bien como todas las personas lo conocemos Canal de denuncias, debemos llevar a cabo la información y formación del mismo a las personas que se van a ver afectadas por su uso y siendo muy importante de que las personas usuarias hagan un uso responsable del mismo.

Comuniación

La norma, Ley 2/2023 de 20 de febrero debe ser conocida por las personas, fundamentalmente y por el efecto interno que va a tener, debe ser comunicada a las personas en la plantilla, y debe hacerse de forma sencilla, haciendo hincapié en los aspectos que cada entidad, necesite, por tanto en esta comunicación, puede ser necesario un DIAGNÓSTICO (tipo de personas en plantilla, por edad, situaciones de denuncias previas generadas, tenemos puesto en marcha el registro jornada, registro retributivo, protocolos acoso, desconexión, tenemos actualizada normativa prevención, etc)

Otro aspecto importante en la Comunicación es que debe ser dirigida a todas las personas, dado que todo el mundo será usuario/a del canal de denuncias.

Complementando la Comunicación debemos presentar, comunicar a todas las personas quien ejerce la función de Responsable del Canal de denuncias en la empresa y si la gestión es interna o externa.

La forma de la comunicación, debe ser adecuada a la naturaleza de la empresa, yo aconsejo hacerlo en charla formativa, donde podamos solventar las dudas que surjan y evitar conductas que se generen un uso incorrecto del Canal de denuncias.

Formación

La norma, en su articulo 5, nos indica como tiene que ser el Sistema interno de información y en su letra h) señala que hay que contar con un política o estrategia que enuncie los principios del canal y que sea debidamente publicitada en el seno de la entidad u organismo, ya vemos como la norma nos indica que es «aconsejable» llevar a cabo una formación.

En la letra i) nos indica que se debe contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas, de nuevo «aconsejable» la formación.

Como podemos ver hay unas señales de que debemos de actuar de forma «proactiva» con el fin de adelantarnos a las situaciones que puedan surgir formando a todas las personas para un uso correcto del Canal.

Entrando en información práctica, yo aconsejo desarrollar los documentos de Código de Conducta y Reglamento de funcionamiento del Canal, y tener estos documentos colgados del propio Canal para que sean consultados por todas las personas.

Realizar formación presencial, on line o como mejor sea para la entidad, siempre dejando un espacio para que las personas puedan realizar las consultas y dudas necesaria.

Buena fe

El Código Civl en su artículo 434, señala que » la buena fe se presume siempre» .

En la herramienta del Canal de denuncias, si bien intervienen más agentes, son las personas de nuestra entidad sobre la que debemos basar el esfuerzo de la formación, todo ello por las características de la propia herramienta, como son el anonimato de la denuncia, la garantía de protección al informante, la denuncia sobre infracción interna en materias de Hacienda Pública, Seguridad Social, Derecho Laboral en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, como vemos el paraguas de la BUENA FE que enmarca las relaciones laborales está muy presente en el ámbito del Canal y así se se señala en la exposición de motivos de la propia Ley.

La buena fe es crucial para proteger al informante, quien debe actuar de manera honesta y cívica al revelar hechos perjudiciales. La protección no aplica a informaciones falsas, tergiversadas o obtenidas ilícitamente.

Por tanto en la formación debemos incidir en la actuación de la Buena FE al llevar a cabo acciones de denuncia a través del Canal y eso requiere definir el concepto y transmitirlo internamente

Evaluación

Finalmente, recomiendo una evaluación de nuestra formación, donde debemos fijarnos si la misma ha llegado a todas las personas, si la misma se ha entendido en el sentido que se ha propuesto, y si es necesaario reforzar esa formación, que siempre se debe hacer en el proceso de Onboarding y que debe ser luego continuada de forma periódica.

La gestión de personas

Reflexiona sobre la gestión de personas en tu organización. Esta herramienta de Canal de denuncias representa una vía invaluable para implementar mejoras en la empresa al detectar situaciones que no funcionan correctamente. Lleva a cabo un exhaustivo análisis de la denuncia presentada, evalúa la misma y actúa con prontitud y claridad en respuesta a quien la ha presentado.

Como se ha señalado sucintamente en este post, es crucial reconocer la importancia de la formación. Sin embargo, al emplear esta herramienta, se ponen en juego premisas básicas en la gestión de personas: ofrecer información transparente, fomentar una comunicación interna fluida, establecer acciones basadas en la buena fe, actuar de manera proactiva frente a situaciones en lugar de adoptar una postura reactiva, y comprender que la gestión de personas es un ciclo continuo que nunca llega a su fin.